Over Oki
Dertig jaar geleden vestigde OKI zich in Europa. OKI Europe is een divisie van OKI Data Corporation, bestaat ruim 130 jaar en ontwikkelt en verkoopt innovatieve LED printers. Het begon allemaal met robuuste impactprinters van OKI; kettingformulierenprinters die in elke omgeving geplaatst konden worden en tot wel 5 tot 7 doorslagen aankonden. Zo veroverde OKI snel een positie in diverse sectoren zoals logistiek, handel, gezondheidszorg en overheid. In 1989 kwam OKI met de eerste LED zwart-wit printer op de markt en in 1998 met de eerste digitale LED-kleurenprinter. Zo is OKI uitgegroeid tot een bedrijf van wereldformaat met een range aan toonaangevende en innovatieve afdrukoplossingen specifiek afgestemd op de zakelijke klantbehoeften. OKI is met 18.000 medewerkers actief in 120 landen. In Tiel staat het Europese distributiecentrum. We spreken met Gerrit Koelewijn, Director van OKI Data Europe B.V.
De Uitdaging
In Tiel heeft OKI Data Europe een magazijn in gebruik 15.000m2. De magazijnactiviteiten zijn uitbesteed aan DHL Supply Chain Solutions. OKI Europe heeft verkoopkantoren in o.a. Duitsland, Frankrijk, Engeland, Ierland, Italië en Polen. Deze verkoopkantoren vertrouwen op de logistieke dienstverlening vanuit Tiel. Wij zorgen ervoor dat de orders op tijd en met de grootste zorgvuldigheid worden verscheept naar onze klanten. Hiervoor maken wij voor de standaard ERP processen gebruik van SAP op basis van S/4HANA. Voor onze op maat wensen en processen gebruiken wij Mendix via Mendix Platform Partner Nokavision Software uit Den Bosch.
Mendix is een low-code applicatie platform dat snel en effectief kan voorzien in op maat applicaties en processen. Onze eerste uitdaging voor OKI is de applicatie klachten- en retourenmanagement. Dit zijn processen die voor elke bedrijfstak anders zijn. Er gelden specifieke eisen en wensen in de wijze waarop de afhandeling dient plaats te vinden en waarvan je graag de juiste checks wilt vastleggen zodat fouten worden voorkomen. Want een fout kan vervelende consequenties hebben zoals stilstand van apparatuur bij onze klanten. Effectief klachten- en retourenmanagement is van cruciaal belang voor een goede klantervaring en de continuïteit van onze klanten. Stilstand kost geld.
De visie en het advies van SAP met S/4HANA is om de “core ERP processen” schoon te houden (“keep the core clean”). Hiermee wordt bedoeld geen maatwerk te laten ontwikkelen op de core. Daarom zijn wij op zoek gegaan naar een oplossing waarmee OKI gemakkelijk aanvullende applicaties kan laten ontwikkelen die processen kan ondersteunen die verder gaan dan de procesafhandeling die standaard aanwezig is in SAP. Daarbij kwamen wij uit bij Nokavision Software in Den Bosch en het low-code applicatie ontwikkelplatform van Mendix.
Aanpak
Nokavision heeft ons van A tot Z geadviseerd en geholpen met de realisatie van onze wensen. Met als resultaat dat de nieuwe applicatie exact aansluit op onze behoeften. Dit is op tijd en binnen budget door Nokavision gerealiseerd. Ik ben 100% tevreden over de aanpak en samenwerking met Nokavision en kan ze van harte aanbevelen. Dankzij deze samenwerking beschikken wij nu over een zeer gebruikersvriendelijke op maat applicatie met tevens een mobiele toepassing voor onze partner DHL die de goederenontvangst verzorgt in ons magazijn.
Omdat alle workflow stappen en gegevens nu eenduidig en eenvoudig met de nieuwe Mendix applicatie kunnen worden geregistreerd zijn wij in staat om de complete afhandeling van zowel “Customer Complaints” als “RMA” gecoördineerd uit te voeren en bij te houden. Dankzij gebruikersvriendelijke dashboards zien wij in één oogopslag de status van een klacht, een pick-up en de retourontvangst. Hierdoor besparen wij tijd, is ons werk gemakkelijker uit te voeren en krijgen wij waardevolle inzichten.
De prettige samenwerking en de effectieve manier waarop Nokavision dit project heeft aangepakt, krijgt wat mij betreft zeker een vervolg. Nokavision heeft bewezen dat zij een complex proces kunnen omzetten naar een helder en effectief platform.
OKI
Praktijk
Als er een klacht binnenkomt en wij geven aan dat het product retour kan komen, zijn wij nu in staat om binnen deze registratie zelfs een ophaalinstructie te genereren voor de logistiek dienstverlener. Deze instructie kunnen wij nu dankzij de flexibele mogelijkheden die Nokavision heeft bedacht met Mendix, de inbreng van onze logistieke partner DHL en onze OKI medewerkers, helemaal tot in detail genereren. Denk hierbij aan de maatgeving van het op te halen object, de gegevens m.b.t. het type pallet en bijvoorbeeld de mate van de beschadiging.
Flexibele Workflows
De mogelijkheid om per type registratie en afhandeling bepaalde taken toe te voegen in de workflow is heel prettig. De complete afhandeling gaat nu veel efficiënter. Afhankelijk je rol en het autorisatieniveau zijn bepaalde invulvelden wel of niet aan te passen. Dit voorkomt fouten. Een voorbeeld van zo’n taak is dat een medewerker in het magazijn wordt gevraagd een foto met de mobiele app te maken van het retour gekomen object. In het verleden moesten wij diverse e-mails gaan sturen en kregen wij e-mails terug. Dit is minder overzichtelijk en contraproductief. Nu is met één druk op de knop duidelijk welke gegevens gevraagd worden en wat de status is. Belangrijke KPI’s worden overzichtelijk weergegeven in dashboards. Ook deze dashboards zijn per rol instelbaar.
Toekomst
Het mooie van Mendix is dat de oplossing zeer compleet is. Van idee, het vastleggen van de user stories, de planning van het project, de feitelijke bouw met Mendix Studio tot aan het in productie stellen van de applicatie. Ook handig is het monitoren van de applicatie en het 1-click deployment. Dankzij Nokavision hebben wij ervaren dat visueel, model- en procesgedreven bouwen sneller en effectiever gaat dan software schrijven in programmeertalen. Nokavision heeft een uitstekende kwaliteit geleverd, hanteert een gedegen projectaanpak en is in staat gebleken om onze business behoeften te vertalen in een op maat gesneden applicatie en een efficiënt end-to-end bedrijfsproces.